Privacyverklaring

Over deze verklaring

Bare Logic B.V. in Almere (KvK 85393878) is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we gebruiken voor onze website, zakelijke contacten en eigen administratie. Onze adres- en contactgegevens staan bij de bedrijfsgegevens.

Verwerken we gegevens uitsluitend in opdracht van een klant, bijvoorbeeld in diens systeem, dan gelden daarvoor de afzonderlijke afspraken met die klant. Deze verklaring vervangt die afspraken of onze algemene voorwaarden niet.

Gegevens en doeleinden

We ontvangen gegevens van jou of van een collega die je bij een opdracht betrekt: naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, correspondentie, projectafspraken en noodzakelijke factuur- en betaalgegevens.

• Contact en opdrachten: om vragen te beantwoorden, werk af te stemmen en afspraken uit te voeren. Bij een overeenkomst met jou persoonlijk is de grondslag de voorbereiding of uitvoering daarvan. Bij contact namens een organisatie is dit ons gerechtvaardigde belang om zakelijke aanvragen en opdrachten af te handelen.
• Administratie: om te factureren en aan onze wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen te voldoen.
• Beveiliging en geschillen: waar noodzakelijk, vanuit ons gerechtvaardigde belang om onze dienstverlening te beschermen en onze rechtspositie bij een concreet geschil te onderbouwen.

Zonder noodzakelijke contact- of opdrachtgegevens kunnen we je vraag mogelijk niet beantwoorden of de opdracht niet uitvoeren. Stuur geen onnodige persoonsgegevens of gevoelige informatie mee.

Website en cookies

We gebruiken op deze website geen analytics, advertentiepixels of trackingcookies. Afbeeldingen en lettertypen laden vanaf onze eigen website. Er is geen contactformulier; je kunt ons zelf mailen of bellen.

Voor het leveren en beveiligen van de website kan onze hostingprovider Zonnet technische verbindingsgegevens verwerken, zoals je IP-adres en het tijdstip van een verzoek. Meer hierover staat in de privacyinformatie van Zonnet.

Diensten die we gebruiken

We gebruiken Zonnet voor hosting en e-mail, Evernote voor projectnotities en Informer Online voor de administratie. Voor ondersteuning bij schrijven, samenvatten en projectwerk gebruiken we soms ChatGPT Business, Claude en Mistral. Daarbij kunnen persoonsgegevens in gedeelde teksten of projectinformatie worden verwerkt. Onze agents hebben geen rechtstreekse toegang tot onze mailbox.

Deze diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Evernote vermeldt bijvoorbeeld opslag van gesynchroniseerde notities in de Verenigde Staten. In zijn privacyinformatie beschrijft Evernote waarborgen zoals Europese standaardcontractbepalingen en adequaatheidsbesluiten. Welke regeling geldt, hangt af van de dienst en de verwerking. Je kunt ons om informatie over de ontvangers, doorgifte en een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen.

Hoelang bewaren we gegevens?

We beoordelen handmatig welke gegevens nog nodig zijn. Voor onze eigen contact- en projectadministratie hanteren we deze termijnen:

• Aanvragen zonder opdracht: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact over de aanvraag, voor noodzakelijke opvolging.
• Gewone projectwerknotities: tijdens de opdracht en ondersteuning, en voor noodzakelijke nazorg maximaal twaalf maanden nadat beide zijn beëindigd.
• Fiscale administratie: de wettelijke bewaartermijn, voor de basisadministratie in beginsel zeven jaar nadat de gegevens niet meer actueel zijn.

Zijn gegevens eerder overbodig, dan verwijderen we ze eerder. Noodzakelijke contract- en bewijsstukken bewaren we zolang dat nodig is vanwege wettelijke verplichtingen of voor het afhandelen van een concreet geschil, tot dit definitief is afgerond. Dit is geen reden om complete projectdossiers onbeperkt te bewaren.

Verwijdering uit een actief dossier betekent niet altijd dat technische herstelkopieën direct verdwijnen. Evernote vermeldt bijvoorbeeld dat restkopieën nog maximaal één jaar in back-ups kunnen blijven. Technische logs, notitiegeschiedenis en AI-gesprekken kunnen eigen bewaar- en verwijdertermijnen hebben; vraag ons naar de informatie voor jouw gegevens.

Je rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens, voor zover de wettelijke voorwaarden daarvoor gelden. Bij gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw situatie bezwaar maken. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken; eerder rechtmatig gebruik blijft rechtmatig.

Mail je verzoek naar hello@barelogic.nl. We reageren zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen één maand. Bij een wettelijk toegestane verlenging informeren we je binnen die maand over de reden en de extra termijn, van maximaal twee maanden. Soms moeten we je identiteit controleren; stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs mee.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij wijzigingen in onze werkwijze passen we deze verklaring aan en informeren we je waar nodig afzonderlijk.